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Hier schreibe ich über Interessantes und Wissenswertes rund um die Themen Etikette, interkulturelle Kompetenz, Personal- und Organisationsentwicklung. Sie finden hier kleine Tipps, nette Tricks und viele hilfreiche Hinweise. 

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27.06.2020

Online-Meetings - was sieht und hört man da?

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Der abschließende Teil dieser Mini-Serie widmet sich ganz dem Sehen und Hören, also einer guten Bild- und Tonübertragung. Und da taucht auch schon die erste Frage auf:

Webcam aus oder an?

Hier gibt es zwei Perspektiven. Als Leiter oder Leiterin eines Online-Meetings heißt es definitiv: Webcam einschalten. So zeigen Sie Präsenz und animieren auch die Teilnehmenden, sich mit einer Bildübertragung zu beteiligen. Sonst könnte man ja auch einfach nur telefonieren, wenn man von vornherein auf das Bild verzichtet. Außerdem ist Ihnen damit die Aufmerksamkeit der Teilnehmerinnen und Teilnehmer eher garantiert. Für die heißt es aber dann auch, konzentriert am Meeting teilzunehmen und sich nicht immer wieder aus dem Bild zu verabschieden, weil man eventuell noch etwas holen, Türen oder Fenster schließen oder ein Telefonat beantworten muss. Hier gilt wie im ganz normalen Vor-Ort-Meeting: Konzentration und Aufmerksamkeit auf das aktuelle Thema richten.

Dabei spielt aber noch ein weiterer Punkt eine wichtige Rolle: das Umfeld, das man bei der Übertragung im Hintergrund sieht. Egal, ob ich mich aus dem Home Office oder einem Besprechungsraum melde – die Szenerie sollte ein geordnetes Bild abgeben. Das heißt: lieber keine Übertragung aus dem begehbaren Kleiderschrank – außer Sie sind in der Modebranche -, den Blick auf die unaufgeräumte Küche oder das ungemachte Bett vermeiden und auch eine übervolle Pinwand mit privaten Schnappschüssen oder datenschutzrelevanten Informationen im Hintergrund macht keinen professionellen Eindruck. 
Im Notfall helfen einem hier einzelne Online-Meeting-Programme mit virtuellen Hintergründen, die sich unkompliziert und anlassspezifisch auch ohne Greenscreen einfügen lassen. Aber auch hier bitte nicht übertreiben. Das rauschende Meer, die wogenden Palmen, ein Blick von einem Hochhausdach in die Tiefe oder das Video eines Hurrikans im Rücken (alles schon gesehen), lenkt eher von der Person und den entsprechenden Inhalten ab. Wenn, dann gerne einen neutralen Hintergrund oder eine Besprechungsraumatmosphäre wählen.

Im Einzelfall macht es Sinn auf die Kameraübertragung zu verzichten. Nämlich dann, wenn sich besonders viele Teilnehmerinnen und Teilnehmer im virtuellen Konferenzraum befinden. Oft leidet dann die Übertragungsqualität und es ist für den Leitenden der Besprechung gar nicht möglich, alle gleichermaßen im Blick zu behalten. Hier bietet es sich an, dass lediglich die jeweils sprechende Person zu sehen ist und alle anderen ihre Kamera ausschalten.

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Wohin geht der Blick und was sieht man?

Intuitiv suchen wir auch bei einer Web-Konferenz Blickkontakt mit unseren Gesprächspartnern. Allerdings schauen wir genau deshalb immer wieder aneinander vorbei.
Problem: die meisten Kameras befinden sich oberhalb des Bildschirms. Schauen wir aber auf den Bildschirm und damit die Meeting-Teilnehmerinnen und -Teilnehmer an, so überträgt die Kamera ein Bild von uns mit gesenktem Blick. Es verlangt Disziplin und ein bisschen Übung immer wieder in die Kamera zu schauen, denn nur so haben die Teilnehmenden den Eindruck, dass ich sie auch ansehe.
Mein Trick: ich nutze ab und zu eine externe Webcam und positioniere sie auf einem Tischstativ mittig vor meinem Bildschirm. So kann ich den Bildschirm im Auge behalten, sehe meine Kolleginnen und Kollegen und werde von der Kamera mit dem geforderten Blickkontakt eingefangen.
Gerade als Etikette- und Kommunikationsexpertin ist mir dieser Punkt sehr wichtig, da ich durch diesen Blickkontakt nicht nur Aufmerksamkeit, sondern auch Respekt rüberbringen kann. 

Wichtig ist aber auch, dass ich überhaupt die Chance habe, mich auf meinen Gesprächspartner oder meine Gesprächspartnerin zu konzentrieren. Das geht immer dann schief, wenn der Hintergrund von der Person ablenkt. Das hatte ich vorhin ja bereits angedeutet. Der Hintergrund spielt eine nicht undramatische Rolle, sobald ich die Kamera einschalte. Selbstverständlich sollte zumindest innerhalb des sichtbaren Bildausschnitts einigermaßen Ordnung herrschen. Der Korb mit der Schmutzwäsche oder die Reste des Mittagessens sollten nicht sichtbar sein. Stattdessen zieht es viele vor ein Bücherregal oder eine Wand mit Bildern. Aber auch hier gilt es, genau hinzuschauen, ob das als Hintergrund nicht zu sehr ablenkt. Dann nämlich, wenn die Bücher im Schrank spannende Titel („9 Wege zur glücklichen Partnerschaft“, „Nie wieder Arbeit – so geht’s“ oder „So führst Du Deinen Chef“) haben oder in den Bilderrahmen an der Wand jede Menge lustiger Sprüche hängen („Ich habe letzte Nacht von meiner Arbeit geträumt – werde nachher erstmal vier Überstunden aufschreiben!“ – „Ich atme. Produktiver wird es heute nicht mehr.“).

Aber nicht nur der Hintergrund lenkt ab, sondern auch der falsche Blickwinkel. Viele nehmen mithilfe ihres Laptops oder auch ihres Smartphones an einer Web-Konferenz teil. Oft sind die Kameras dann so positioniert, dass ich nach unten schauen muss. Eine eher ungünstige Position, und das nicht nur, weil man direkt in die Nasenlöcher seines Gegenübers schauen kann. Deshalb mein Tipp: Die Kamera auf Augenhöhe, vielleicht sogar einen Tick höher positionieren. Wenn man keine externe Kamera hat, dann kann man sich mit einem Stapel Bücher oder einer kleinen Box unter dem Laptop helfen. Und auch das Smartphone stellt man am besten leicht erhöht ab oder nutzt ein Stativ, damit man die Hände frei hat, um Notizen zu machen.

Dabei sitzen die meisten während ihres Online-Meetings gemütlich auf ihrem Bürostuhl, vielleicht auch auf dem Küchenstuhl im Home Office – wie in einem realen Meeting ja wahrscheinlich auch. Erinnern Sie sich an den Experten-Tipp meiner Kollegin Angelika Neumann? Aufrecht sitzen! – Das unterstützt zum einen die Konzentration und gibt zum anderen ein gutes Bild ab. Zudem fällt es einem auch leichter, Blickkontakt zu halten und konzentriert zu bleiben. Und bitte: nicht zu viel rumhampeln. Ich habe schon so oft erlebt, dass gerade Kolleginnen sich am Bildschirm noch einmal nach vorne beugen, um etwas aus einem Regal über dem Bildschirm zu holen. Folge: unfreiwilliger Blick ins Dekolleté.

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Im realen Meeting steht der oder die Präsentierende meist bei der Vorstellung des Themas oder beim Zeigen einer Präsentation. Mein Tipp: tun Sie das auch in einem virtuellen Meeting. Zum einen steigert man seine Präsenz, denn im Stehen hat man ganz automatisch eine aufrechte Haltung. Zum anderen kommt das auch der Stimme zugute, die sich dann viel besser entfalten kann. Den Großteil meiner Online-Trainings halte ich grundsätzlich im Stehen. Zum einen kann ich mich hier unkompliziert zwischen mehreren Konferenztools (Flipchart, PC, Pinwand oder Kleiderständer) bewegen, zum anderen habe ich einen sicheren Stand und wesentlich mehr Luft beim Reden. (Wer mich im Online-Training reden hört, weiß, was das bedeutet.)

„Kamera an“ bedeutet aber natürlich auch, dass man auf sein Outfit ein bisschen Wert legen sollte. In meinen Online-Trainings rund um das Vorstellungsgespräch habe ich bereits betont, dass es wichtig ist, sich auch bei Online-Gesprächsterminen Gedanken über die korrekte Kleidung zu machen. Dazu gehört der Schlafanzug, ein Bademantel oder der Jogginganzug definitiv nicht. Dass man im Home-Office sicherlich ein bisschen legerer unterwegs sein kann, trifft zu. Trotzdem gilt immer noch: Kleider machen Leute und definieren ein Image.
Klar ist: wenn ich im Home Office arbeite, dann bin ich in der Regel etwas legerer unterwegs, als vielleicht im Büro. Dagegen ist auch gar nichts einzuwenden, so lange ich nicht per Video mit Kolleginnen und Kollegen oder einem Vorgesetzten in Kontakt komme. Dann sollte ich immer entscheiden, welches Outfit in dieser Situation angebracht ist. Bei einer kurzen Rücksprache kann das gerne lockerer ausfallen, bei einem offiziellen Termin mit eventuell sogar Kunden gebe ich den Rat, sich so zu kleiden und zurecht zu machen, wie Sie es für ein reales Meeting tun würden. So vermitteln Sie nicht nur einen gekonnten Eindruck, sondern schaffen auch für sich eine professionellere Ebene.

Und beziehen Sie unbedingt Ihr komplettes Outfit bei der Vorbereitung auf eine Video-Konferenz mit ein. Allzu oft habe ich schon erlebt, dass ein Teilnehmer oder eine Teilnehmerin zwischendurch aufstehen musste und man dann einen Blick auf die Jogginghose erhaschen konnte. Das macht definitiv keinen professionellen Eindruck.

Professionell wirkt auch immer eine gekonnte Beleuchtung. Mit dem richtigen Licht wirken wir automatisch konzentriert und wach. Tageslicht schmeichelt uns dabei am allermeisten. Allerdings nur, wenn es von vorne kommt. Von der Seite wirft es Schatten auf die jeweils gegenüberliegende Gesichtshälfte und von hinten führt es dazu, dass man zwar das helle Fenster sieht, die Person vor der Kamera aufgrund der Lichtanpassung fast schwarz wirkt und schlecht erkennbar ist.
Nicht immer muss es gleich ein professionelles Beleuchtungsequipment, wie Ringleuchten oder Softboxen sein, die einen ins rechte Licht rücken. Manchmal reichen Kleinigkeiten, wie eine Tischlampe direkt hinter und auf Höhe der Kamera oder ein Schminklicht, das man in den Knick zwischen Bildschirm und Tastatur am Laptop legt.

Und was ist sonst noch zu beachten?

Vorsicht ist immer bei Nebengeräuschen geboten. Egal, ob wir nebenbei einen Schluck trinken oder uns Notizen machen, all das kann auch über das Mikrofon übertragen werden. Deshalb gilt grundsätzlich: bin ich nicht dran, dann Mikrofon ausschalten!
Und dann sollte man vorab noch klären, unter welchen Bedingungen die Teilnehmenden ihr Mikrofon wieder einschalten können, also z.B., wenn sie eine Frage stellen wollen oder eine vom Moderator gestellte Frage beantworten. Hierfür kann man z.B. Handzeichen vereinbaren oder auch entsprechende Emojis nutzen, die es in der ein oder anderen Software gibt.
Ist absehbar, dass der Online-Termin länger als ein paar Minuten dauert, dann sollte man auf jeden Fall ein Glas Wasser neben sich stehen haben. Das hilft im Notfall über den berühmten „Frosch“ oder ein kleines Kratzen im Hals hinweg.

Und wenn etwas schief läuft?

Fehler passieren – das ist menschlich. Aber sie lassen sich mit guter Vorbereitung weitestgehend vermeiden. Geht doch einmal etwas daneben, dann hilft mir vor allem Humor aus der Situation. Zum Beispiel habe ich natürlich auch schon einmal den Fehler gemacht, den kompletten Bildschirm, anstelle von nur einem bestimmten Fenster zu teilen. Jeder konnte meine Notizen mitlesen, die ich mir für diesen Vortrag gemacht hatte .. irgendwie nicht ganz so glücklich. Aber: ich wollte ja nur zeigen, wie es nicht geht bzw. die Aufmerksamkeit meiner Zuhörer prüfen. 😉

Wie bei so vielem gilt auch für Online-Termine: Übung macht den Meister! Je öfter Sie die von Ihnen bevorzugten Instrumente benutzen, desto sicherer werden Sie.
Jetzt, wo viele von uns wieder in ihre Büros zurückkehren, wird der Run auf die Video-Konferenzen sicherlich abnehmen. Trotzdem haben viele für sich mit Sicherheit auch die Vorteile erkannt. Retten Sie deshalb Ihre Erfahrungen auch in die Nach-Corona-Zeit und führen Sie auch in Zukunft Online-Termine routiniert und professionell mit den Tipps aus dieser Mini-Serie. 
Viel Erfolg!

Admin - 07:12 @ Etikette | Kommentar hinzufügen

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