31.01.2020

Das müssen Sie bei Online- und E-Mail-Bewerbung beachten!

Im letzten Bewerber-Workshop war eine der großen Fragen, was denn der Unterschied zwischen der Online- und der E-Mail-Bewerbung ist. Dieses Thema möchte ich heute hier im Blog aufgreifen und etwas genauer beleuchten, da es auch in der Literatur und im Internet immer wieder zu einer Vermischung dieser Begriffe kommt.

Was haben die Online- und die E-Mail-Bewerbung gemeinsam?

In erster Linie geht es bei beiden Formen darum, die eigenen Bewerbungsunterlagen nicht mehr in Papierform, sondern elektronisch an den Betrieb zu übermitteln.

Wo liegt der Unterschied?
Bei der E-Mail-Bewerbung wird eine normale E-Mail verschickt, die die Bewerbungsunterlagen als Anhang enthält. Online hingegen bewirbt man sich oft über ein auf der Unternehmenshomepage zur Verfügung gestelltes Bewerbungsformular.
 
Online-Bewerbung - darauf kommt es an!
Sich online zu bewerben hört sich simpel und unkompliziert an, ist es aber leider oft gar nicht. Wer sich online bewirbt, tut dies über ein Online-Formular, das meist auf der Webseite des gewünschten Arbeitgebers zur Verfügung gestellt wird.

Wichtig ist, dass man auch auf die Bewerbung über ein Online-Formular gut vorbereitet ist. Denn wenn man erst während des Online-Prozesses z.B. ein Zertifikat noch einscannen oder abfotografieren muss oder sogar dann erst mit der Formulierung des Anschreibens beginnt, kann es passieren, dass die Timeout-Funktion zuschlägt und Sie aus dem Bewerbungsprozess wieder ausgeloggt werden. Dann war die ganze Arbeit umsonst und Sie müssen noch einmal von vorne anfangen. Am besten deshalb alle Unterlagen griffbereit bzw. als Datei zur Verfügung haben. Manchmal kann man in einer Einleitung zum Online-Bewerbungsprozess auch schon herauslesen, welche Unterlagen der Betrieb fordert. Also Augen auf!

Manche Unternehmen bieten in ihren Online-Formularen die Möglichkeit, den eigenen Lebenslauf hochzuladen, das System erkennt die Inhalte und befüllt damit automatisch das Formular. Das kann Zeit sparen – trotzdem sollte man sich die automatisch eingefügten Inhalte noch einmal gut durchlesen, denn wirklich perfekt ist diese Technik noch nicht.

Unbedingt beachten sollten Sie, welches Format Ihre hochgeladenen Dateien haben. Ihr Anhang, egal ob eine Datei oder mehrere, sollte ausschließlich im PDF-Format vorliegen. Keine Word-Dokumente oder Textdateien, keine JPG oder PNG-Formate.

Oft gibt es die Möglichkeit zusätzliche Freitextfelder zu nutzen. Auch, wenn Sie Ihr Anschreiben ja bereits angehängt haben, so ist es doch sinnvoll, auch solche Felder zu füllen. Das ist die Gelegenheit, das Formular mit Hinweisen auf Ihre Persönlichkeit und nicht nur mit Zahlen und Daten zu bestücken. 

Auch bei der Online-Bewerbung gilt: Sorgfalt ist oberstes Prinzip. Dabei geht es nicht nur darum, möglichst alle Lücken mit passenden Informationen zu füllen, sondern dies auch ohne Rechtschreibfehler zu tun. Nehmen Sie sich also Zeit und überfliegen Sie Ihre Angaben mehrmals.
Aus Sicht der Unternehmen bietet die Online-Bewerbung natürlich den Vorteil, dass die gesammelten Informationen in einer durchsuchbaren Datenbank zur Verfügung stehen. Das heißt, es ist wichtig, dass Sie Ihre Qualifikation, Ihre Fähigkeiten und Fertigkeiten möglichst umfassend und treffend beschreiben, um anschließend bei Suchen in der Datenbank von Personalentscheidern gefunden zu werden.

Ein ganz besonderer Vorteil der Online-Bewerbung ist die Möglichkeit, den Bewerbungsprozess online nachzuverfolgen. Viele Plattformen bieten den Bewerbern eine personalisierte Login-Möglichkeit mit deren Hilfe man nicht nur die Unterlagen neu bearbeiten kann, sondern auch einen Blick auf den aktuellen Status werfen kann. Man weiß also relativ gut, was mit den Unterlagen gerade geschieht und kann dann auch abschätzen, wie lange es noch bis zu einer Rückmeldung dauern wird.

 
Die E-Mail-Bewerbung – die beliebteste Form der Bewerbung
Bei einer Bewerbung per E-Mail fällt natürlich Ihre eigene E-Mail-Adresse als erstes ins Auge. Genau aus diesem Grund ist eine seriöse E-Mail-Adresse wichtig. Sie sollten unbedingt auf Adressen wie barbiegirl68@… oder superninja@… verzichten. Am besten kommen bei den Personalverantwortlichen immer noch Adressen mit vorname.nachname@… an.

Auch noch wichtig, weil der Blick sofort dort hängen bleibt: eine aussagekräftige Betreffzeile. Achten Sie hier darauf, dass aus dem Betreff hervorgeht, dass Sie sich mit dieser E-Mail bewerben und für welche Stelle. Wenn in der Stellenausschreibung eine Jobnummer oder -kennziffer genannt ist, dann gehört diese auch hier in den Betreff.

Und dann geht es auch schon an den Text und der startet natürlich mit der entsprechenden Anrede. Am besten ist es, Sie finden heraus, wer im angeschriebenen Betrieb der oder die Personalverantwortliche ist. Dann können Sie ihn oder sie auch gleich direkt in der Anrede anschreiben. Das klingt allemal besser als ein „Sehr geehrte Damen und Herren“. Zwar haben die meisten Betriebe mittlerweile allgemeine Bewerberadressen wie bewerbung@firma.de, trotzdem kann man die Verantwortlichen meist über die Homepage oder eine kurze Suche im Netz finden. Das gibt definitiv Pluspunkte.

Die Bewerbungsunterlagen fügen Sie möglichst zusammengefasst als eine PDF-Datei als Anhang Ihrer E-Mail bei. Das Anschreiben sollten sie dabei nicht noch einmal kopieren und in den E-Mail-Text setzen. Hier schreiben Sie besser nur einen kurzen Hinweis, worum es geht und verweisen anschließend auf die angehängten Unterlagen. Da oft nur der Datenanhang und nicht die dazugehörige E-Mail durch den Personalentscheider abgespeichert wird, gehen Sie so auf Nummer Sicher, dass Ihre Unterlagen vollständig und zusammenhängend im Unternehmen überprüft werden können. Dafür sollten Sie Ihren E-Mail-Text unbedingt mit einer Signatur versehen, aus der Ihre Kontaktdaten hervorgehen. So stellen Sie sicher, dass der Personalentscheider auch ohne Öffnen des Anhangs mit Ihnen z.B. telefonisch in Kontakt treten kann. 

Ein Auge sollten Sie auch auf die Benennung Ihres Anhangs werfen. Er sollte eindeutig Ihnen und der gewünschten Stelle zuzuordnen sein. Also z.B. „Name_Vorname_Ausbildung_Mechatroniker“
Bei der Größe des Dateianhangs gibt es mittlerweile kaum noch Beschränkungen. Die meisten Unternehmensserver lassen auch große Dateianhänge bei den Personalentscheidern landen. Trotzdem sollte man eine Dateigröße von 5 MB nicht überschreiten. Weniger ist oft mehr und eine Konzentration auf die wirklich wichtigen Unterlagen reicht vollkommen aus. In der Regel sollte man auch auf Animationen oder viele Grafiken verzichten. Wollen Sie Ihre Arbeit in Bildern zeigen, verweisen Sie lieber auf eine entsprechende Internetseite, auf der man sich einen Überblick über Ihr Portfolio verschaffen kann.
 

In der Regel erhält man sowohl bei der Online- als auch bei der E-Mail-Bewerbung eine automatisch generierte Eingangsbestätigung. Sollte diese jedoch ausbleiben, dann bitte nach fünf bis sechs Tagen einmal nachfragen, ob die Bewerbung überhaupt im Unternehmen angekommen ist.

Ansonsten gilt: ab jetzt ein bisschen Geduld, bis die Unterlagen geprüft sind und dann viel Erfolg!